10 Tipps zur Minimierung von Vertragsrisiken
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27. Mai 2014

10 Tipps zur Minimierung von Vertragsrisiken

Vertragsmanagement gehört zum alltäglichen Geschäftsgebaren von Unternehmen. Doch lauern hier auch Gefahren: Vertragsrisiken wie z. B. die Nichtbeachtung von Fristen können zu erheblichen Kosten wie Schadenersatzforderungen oder Vertragsstrafen führen.

10 Tipps zur Minimierung von Vertragsrisiken
Die Vermeidung solcher Risiken erfordert ein wirksames Vertragsrisikomanagement, um unternehmerischen Schaden abzuwenden. Die Anwendung einer Vertragsmanagement-Software mit integrierter Vertragsdatenbank ist hierbei mehr als nützlich. Mit diesen Tipps für Vertragsmanager schaffen Sie es, Vertragsrisiken erheblich zu minimieren.

1. Bereitschaft für Vertragsrisikomanagement schaffen: Verdeutlichen Sie, welche Auswirkungen fehlerhafte und schlechte Verträge für das Unternehmen haben können. Entwickeln Sie als Vertragsmanager eine Risiko-Kultur. Stellen Sie sicher, dass die Bereitschaft vorhanden ist, aktiv am Vertragsrisikomanagement mitzuarbeiten.

2. Erarbeiten Sie ein Konzept fürs Vertragsrisikomanagement: Beziehen Sie als Vertragsmanager dazu alle vom Vertragswesen betroffenen Mitarbeiter und Abteilungen mit ein. Verdeutlichen Sie Ihnen die Abläufe im Vertragsmanagement und bestehende Risiken sowie deren Folgen. Regeln Sie Zuständigkeiten und Aufgabenzuteilungen. Eine Vertragsmanagement-Software kann hier sehr behilflich sein.

3. Vertrags-Lebenszyklus: Dieser beginnt nicht erst beim Unterzeichnen, sondern schon bei der Vertragsanfrage. Auch hier bestehen Vertragsrisiken, die letztlich zum Platzen des Kontraktes führen können. Nach Vertragsabschluss können sich ebenfalls noch Probleme ergeben wie z. B Geheimhaltungsregelungen. Legen Sie beim Vertragsmanagement Ihr Augenmerk also nicht nur auf Laufzeitrisiken, wie z. B. inhaltliche Bedingungen und gegenseitige Verpflichtungen.

4. Monitoring: Behalten Sie Ihre Verträge im Auge. Geschuldete Leistungen, bestehende Fristen etc. sollten stets überwacht werden. Verträge sind komplexe Vereinbarungen, ergeben sich Änderungen in der Geschäftstätigkeit oder den Unternehmensbedingungen, kann sich dies auch auf bestehende Verträge auswirken. Darüber müssen sich Vertragsmanager stets im Klaren sein.

5. Verträge bewerten: Nicht jeder Kontrakt ist enorm wichtig. Sparen sie Zeit und Aufwand, indem Seite: 1 von 2 Sie den Fokus auf wirklich risikobehaftete Verträge richten.

6. Risiken herausarbeiten: Identifizieren Sie die Vertragsrisiken für Ihr Unternehmen und kategorisieren Sie diese (z.B. in rechtliche, kaufmännische etc.). So behalten Sie den Überblick beim Vertragsmanagement.

7. Risikoanalyse: Bewerten Sie Vertragsrisiken: Wer ist Risikotreiber, wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Risiko eintritt? Mit welchen Schäden in welcher Höhe ist zu rechnen?

8. Maßnahmen ableiten: Erarbeiten Sie wirksame Gegenmaßnahmen. Treffen Sie Vorsorge, indem Sie z.B. bestimmte Formulierungen im Vertrag vornehmen und diesen auf Ihr Unternehmen genau anpassen.

9. Risiko-Reporting: Die identifizierten Vertragsrisiken sollten stets kontrolliert werden. Wie entwickelt sich das entsprechende Risiko? Besteht die Gefahr des Eintretens?

10. Implementieren Sie eine Vertragsmanagement-Software: Eine IT-gestützte Vertragsdatenbank hilft Ihnen die Übersicht zu behalten. Alle relevanten Daten und Informationen können in einer solchen Vertragsdatenbank erfasst werden. Sie ermöglicht Zugriff und Einsicht für alle beteiligten Personen, erinnert automatisch an Kündigungsfristen, Zahlungen etc. und macht das Vertragsmanagement im Unternehmen für jeden transparent.

Mit diesen Tipps schaffen Sie als Vertragsmanager die besten Voraussetzungen für ein optimiertes Vertragsrisikomanagement im Unternehmen. Dabei ist der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software heutzutage unerlässlich. Aufwendiges Recherchieren nach Formulierungen entfällt, all dies ist in einer Vertragsdatenbank schnell abrufbar. Automatisierte Erinnerungsfunktionen, z. B. bei Kündigungsfristen, schützen vor finanziellen Verlusten. Des Weiteren ermöglicht eine elektronische Vertragsdatenbank die vom Gesetzgeber geforderte revisionssichere Archivierung aller Kontrakte. Der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software trägt somit dazu bei, Vertragsrisiken erheblich zu minimieren.

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