1. Rechnungsintervalle nicht zu groß wählen

Sollten Sie bisher nicht mit Langzeit-Verträgen gearbeitet haben, kann es sein, dass Sie je nach Vertragsvolumen einen unnötigen Fehler bereits zu Beginn Ihres Projektes machen, welchen Sie erst bemerken, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist.

Bei den meisten Projektverträgen erfolgt die Zahlung in Raten. Dass heißt ein Teil der Gesamtsumme wird zum Beispiel vor Projektbeginn und ein Teil der Gesamtsumme nach Abnahme und Beendigung in Rechnung gestellt. Diese Vorgehensweise ist vollkommen ok, wenn das Projekt in einem überschaubaren Zeitraum stattfindet.

Sollten die Teilzahlungen allerdings weit auseinander liegen, kann dies zu Liquiditäts-Problemen führen und Ihr Geschäft beeinträchtigen.

Daher empfiehlt es sich bei Langzeit-Projekten die Zahlungsintervalle klein zu halten und die Zahlungen vierteljährlich oder sogar monatlich einzuziehen. Auf diese Weise ist garantiert, dass Sie in jedem Fall zahlungs- und handlungsfähig bleiben.

2. Juristischen Fachbegriffe sparsam verwenden

Wenn Sie Ihre Kunden mit komplizierten und schwer zu verstehenden Vertragsklauseln verwirren, kann dies dazu führen, dass Kunden dadurch abgeschreckt werden. Damit sich Ihre Kunden gut aufgehoben fühlen, sollten Sie sicher stellen, dass sämtliche Vertragspassagen für den Kunden nachvollziehbar sind.

Benutzen Sie so oft wie möglich eine einfache Sprache und beschränken Sie die Verwendung von juristischen Fachbegriffen auf Passagen, in denen sie unverzichtbar sind. Auf diese Weise kann der Kunde exakt nachvollziehen, wie die Rahmenbedingungen lauten und einsehen, was von ihm verlangt wird und was der Vertragspartner zu liefern hat.

Halten Sie es einfach und detailliert!

3. Arbeitsstunden und Urlaubstage kommunizieren

Ein Punkt, der gerne übersehen wird, ist die Kommunikation der Zeiten, zu denen Sie dem Kunden zur Verfügung stehen. Sollten Sie wiederholende Termine mit einem Kunden haben, empfiehlt es sich dem Kunden genau mitzuteilen, wann Sie zur Verfügung stehen.

Auf diese Weise weiß der Kunde bereits im Voraus, wann Sie ihm zur Verfügung stehen und wann nicht. Außerdem können Tätigkeiten, die in Ihre Abwesenheit fallen, bereits im Vorfeld geplant werden.

4. Den Vertragsumfang richtig definieren

Bevor ein Vertrag unterschrieben wird, sollte sicher gestellt sein, dass Sie und der Kunde das gleiche Verständnis von den einzelnen Vertragsinhalten und die gleiche Auffassung vom beschriebenen Leistungsumfang haben.

Wichtig ist, die zu erbringenden Leistungen so exakt wie möglich zu beschreiben, damit beiden Vertragsparteien klar ist, welche Leistungen von wem unter welchen Bedingungen zu leisten sind.

Wenn Sie zum Beispiel eine Website erstellen, sollten sämtliche Details wie Seitenanzahl, Meilensteine, Funktionen, Lieferzeitpunkt, etc. aber auch eine Liste der zu liefernden Inhalte mit Lieferzeitpunkten bereits im Vertrag festgehalten werden. Auf diese Weise ist sicher gestellt, dass zum Beispiel durch eine nicht fristgerechte Lieferung von Texten oder Fotos des Kunden entstandene Verzögerungen beanstandet werden oder Leistungen eventuell nicht 100%ig nach Kundenverständnis umgesetzt werden.

5. Anpassungen protokollieren

Da Ihre Kunden bei Vertragsunterzeichnung unter Umständen nicht alle Aspekte berücksichtigen, kann es vorkommen, dass Verträge an neuen Gegebenheiten und Anforderungen angepasst werden müssen. Um den Anpassungsverlauf des Vertrags jederzeit einsehen und nachvollziehen können, empfiehlt es sich alle Vertrags-Änderungen genau zu protokollieren.

Diesem Punkt sollte bereits bei der Erstellung von Verträgen Beachtung geschenkt werden, damit eventuell spätere Anpassungen protokolliert werden können.

Fazit
Am besten gestalten Sie sämtliche Prozesse rund um Ihr Vertragsmanagement mit einer Software, damit Sie nicht an alle Aspekte selber denken müssen. Sprechen Sie uns heute noch unverbindlich an!

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar.