Gestione dei contratti

Gestite i vostri contratti in modo semplice e rapido. Nel vostro archivio elettronico dei contratti potrete conservare fatti e documenti relativi a un contratto.

Attraverso un'appropriata ricerca potrete trovare i contratti con pochi clic e, grazie alla funzione integrata di verifica della sicurezza, potrete visualizzare tutte le modifiche in qualunque momento.

Le aree dei contratti e i tipi di contratto potranno essere impostati in base a quanto richiesto dalla vostra azienda.

Scadenze in rilievo

Che si tratti di preavvisi, ampliamenti necessari, opzioni contrattuali o controlli di qualità ricorrenti di contratti di fornitura, con Simplessus Contracts potrete tenere a mente tutte le scadenze relative ai contratti.

Il software vi ricorderà automaticamente tramite email gli eventi imminenti. L'email conterrà un link diretto alla vostra policy. Questi promemoria potranno essere copiati e inviati ad altri dipendenti e anche a individui che non hanno accesso al sistema di gestione dei contratti.

Nel caso di altri eventi critici, vi sarà possibile attivare un avviso. Con la funzione accessoria "Market Observer" (Osservatore dei mercati) potrete ricevere notifiche in merito a tassi di cambio critici per i contratti eseguiti in valuta estera. In modo analogo saranno tenuti sotto controllo i prezzi delle materie prime in merito ai quali, in caso di necessità, potrete ricevere un avviso.

Gestione dei diritti

Il software di gestione dei contratti vi consentirà di configurare in modo preciso e dettagliato diritti e permessi. Potrete assegnare diritti a singoli reparti a seconda dei tipi di contratto. Allo stesso modo, per ogni contratto potrete assegnare singoli diritti lettura e scrittura per individui singoli e gruppi.

All'interno dell'archivio dei contratti potrete generare documenti individuali solo per persone autorizzate e potrete crittografarli al massimo livello con una password supplementare (AES).

Il database dei contratti è dotato di una gestione utente propria, ma può essere collegato a una directory attiva di Microsoft ad accesso singolo.

Reporting

Il motore di reporting vi consentirà di visualizzare report predefiniti e di creare report personalizzati.
Sarete guidati da un assistente di produzione e potrete creare da soli analisi complesse anche senza possedere conoscenze tecniche in merito. Potrete inoltre scegliere tra diverse modalità di visualizzazione quali semplici elenchi oppure grafici a linee, a torta o a barre.

I report potranno essere scaricati in vari formati. Potrete modificarli, stamparli o inviarli via email in formato Excel, XML o JPEG.

Creazione di contratti

Nel redigere contratti tra loro molto simili, la creazione individuale di ogni singolo contratto attraverso un elaboratore di testi appartiene ormai al passato.

Potrete definire modelli di contratto in formato Microsoft Word, OpenOffice o HTML/PDF. Questi modelli saranno compilati dal programma con i dati contenuti nell'archivio dei contratti in modo tale che potrete ottenere automaticamente il documento finale relativo al contratto.

Attività / Cose da fare

Oltre ai promemoria inviati via email, avrete la possibilità di inserire tutti gli eventi relativi ai contratti nel modulo aggiuntivo per la gestione delle attività.

In tal modo disporrete di un duplice livello di sicurezza e potrete definire una scaletta per quelle attività che non sono state completate entro un periodo critico.

Piano della liquidità

Il piano delle liquidità include tutti i dati finanziari di tutti i contratti. Questi includono entrate e spese fisse e variabili. Inoltre, potrete acquisire singoli ordini e incorporarli manualmente nel calcolo.

ll software calcola i totali e i bilanci su base mensile. Questi dati tabulari potranno essere esportati in formato Excel, mentre i diagrammi potranno essere esportati in formato JPEG.

Procedure di approvazione

Attraverso il motore dei flussi di lavoro contenuto in Simplessus Contracts, potrete raffigurare l'intera procedura di approvazione dei contratti con l'assistenza IT.

Ricorrendo a regole definite, dipendenti dalla procedura utilizzata all'interno della vostra azienda, potrete coinvolgere nel processo gli individui appropriati e potrete modificarne le relative sezioni.

Potranno essere mappati anche i flussi di lavoro particolarmente complessi.

Controversie

Ampliate la vostra gestione dei contratti con il modulo per le controversie destinato alla registrazione delle richieste di risarcimento danni e delle rivendicazioni aperte, allo scopo di adottare i provvedimenti necessari.

Potrete salvare tutti i dati e i documenti pertinenti relativi a una controversia ed associare la controversia ai contratti e ai contraenti.

Cockpit / Dashboard

Il cockpit è la schermata iniziale che visualizza tutti gli utenti dopo la registrazione. Il cockpit può visualizzare gli utenti in modo tale da mettere in risalto tutte le informazioni pertinenti.

Nel pozzetto è possibile visualizzare i contratti in scadenza, gli appuntamenti, più di recente ha lavorato sui documenti del contratto, i rapporti e molto più direttamente.

Sarà anche possibile impostare diversi profili del cockpit, in modo tale da visualizzare ad esempio solo i dipendenti del reparto marketing o solo i dipendenti del reparto risorse umane.