Het beheer van de contracten

Beheer uw contracten snel en eenvoudig. Sla gegevens van contracten en documenten op in uw elektronische contractenbestand.

Met behulp van de handige zoekfunctie vindt u contracten met een paar klikken en dankzij het ingebouwde veiligheidssysteem kunt u alle wijzigingen op elk gewenst moment inzien.

De soorten contracten kunnen worden ingesteld zoals u het nodig hebt in uw bedrijf.

Deadlines in een oogopslag

Of het nu opzegtermijnen betreft, noodzakelijke verlengingen, contractopties of terugkerende kwaliteitsaudits van leveringscontracten, met de Contracts Simplessus heeft u al uw afspraken van uw contracten bij de hand.

De software zal u automatisch per e-mail herinneren aan komende afspraken. De e-mail bevat een directe link naar uw beleid. Herinneringen kunnen tevens gestuurd worden naar andere medewerkers en zelfs naar mensen die geen toegang hebben tot het contractbeheersysteem.

In geval van belangrijke afspraken kunt u een alarm instellen. Met de add-on "Market Observer" is het mogelijk om bij contracten die zijn afgesloten in buitenlandse valuta meldingen te ontvangen voor belangrijke veranderingen in de wisselkoers. Zo kan ook een alarm worden ingesteld in geval van wijzigingen in grondstoffenprijzen.

Autorisatiebeheer

De contractbeheersoftware biedt een zeer gedetailleerde manier om autorisaties in te stellen. U kunt autorisaties toewijzen aan afdelingen en contractvormen. Zo ook de toestemming voor individuen of groepen om bepaalde contracten te lezen of schrijven.

Zelfs binnen het contractbestand kunt u bepaalde documenten aanmaken die alleen in het hoogste niveau met geautoriseerde personen kunnen worden gedeeld met een extra wachtwoord (AES).

De contractendatabank heeft een eigen gebruikersbeheersysteem, maar kan tevens worden aangesloten op een Microsoft Active Directory.

Status & Rapportage

Met deze functie kunt u kant-en-klare rapporten bekijken en uw eigen rapporten maken.

U zal worden geleid door een productie-assistent en zet jezelf in, zelfs zonder technische kennis van complexe analyse. Kiezen tussen verschillende display modes als eenvoudige lijst rapporten, lijn, cirkel-of staafdiagrammen.

Download rapporten in verschillende formaten. U kunt ze bewerken in Excel, XML of JPEG-tekstverwerker, printen of versturen via e-mail.

Het aanmaken van contracten

Wanneer u veel van dezelfde contracten maakt, kunt u hiervoor uw tekstverwerker gebruiken.

Maak contractsjablonen aan in Microsoft Word, OpenOffice of HTML-/PDF-formaat. Deze sjablonen door het programma worden ingevuld met de gegevens van het contractbestand en u ontvangt zo uw definitieve contractdocument.

Taken / ToDo's

In aanvulling op de herinnering per e-mail, is het mogelijk om alle taken die verband houden met de contracten te beheren via extra functies. Is er de mogelijkheid van alle taken in verband met de contracten om extra module depot voor het beheren van taken.

Zo hebt u een dubbele zekerheid en bent u ook de hoogte als bepaalde taken niet binnen een bepaalde tijd zijn voltooid.

Liquiditeitsplanning

De liquiditeitsplanning omvat alle financiële gegevens van alle contracten. Deze omvatten vaste en variabele inkomsten en uitgaven. Daarnaast kunt u handmatige boekingen vastleggen en opnemen in de berekening.

De software berekent de totalen en saldi op een maandelijkse basis. Deze gegevens in tabelvorm kunnen worden geëxporteerd in Excel-formaat en diagrammen exporteren in JPEG-formaat.

Goedkeuringsprocessen

Deze omvatten het gehele goedkeuringsproces voor de contracten met het IT-gebaseerde Simplessus workflow-systeem.

Volgens bepaalde regels, die afhankelijk zijn van het proces in uw bedrijf, worden de juiste mensen en hun sub-stappen aangewezen voor het bewerken van de contracten.

Ook kunnen complexe workflows eenvoudig in kaart worden gebracht.

Geschillen

Breid uw contractbeheermodule uit om gerechtelijke procedures en schadeclaims en open vorderingen bij te houden om zo de nodige maatregelen te treffen.

Bepaal alle relevante gegevens en documenten met betrekking tot een geschil en vordering voor bepaalde contracten en contractanten..

Cockpit / Dashboard

De cockpit is het startscherm voor alle gebruikers na registratie. In de cockpit ziet u in een oogopslag alle relevante informatie.

In de cockpit kunt u direct aflopende contracten zien, evenals afspraken, de meest recent bewerkte contracten, rapporten en nog veel meer.

Het is ook mogelijk om verschillende cockpit-profielen aan te maken om bijvoorbeeld voor medewerkers van de marketingafdeling een ander cockpit te tonen dan werknemers van personeelszaken.